Sistem Event Management adalah sebuah proses yang digunakan untuk merencanakan, mengatur, dan laksanakan beraneka tipe acara atau Event Organizer Profesional. Sistem ini termasuk beraneka fungsi, jadi dari manajemen registrasi peserta, pengelolaan jadwal, penjualan tiket, manajemen lokasi, komunikasi bersama dengan peserta, sampai pelaporan pasca-acara.
Dalam konteks proses ERP (Enterprise Resource Planning), proses Event Management bisa menjadi keliru satu modul atau komponen yang terintegrasi bersama dengan proses secara menyeluruh. Dalam perihal ini, proses Event Management dapat berinteraksi bersama dengan modul lain didalam proses ERP untuk beroleh dan memanfaatkan data yang relevan.
Berikut adalah sebagian langkah kerja proses Event Management terhadap proses ERP:
Registrasi dan manajemen peserta
Sistem Event Management terhadap ERP bisa menambahkan kemudahan didalam proses registrasi peserta. Data peserta bisa diintegrasikan bersama dengan modul HR (Human Resources) untuk beroleh informasi basic seperti nama, jabatan, atau departemen. Selain itu, proses terhitung bisa memantau dan mengatur kapasitas peserta, menambahkan konfirmasi pendaftaran, serta mengirimkan pengingat atau pemberitahuan kepada peserta perihal acara.
Manajemen jadwal
Sistem Event Management terhadap ERP amat mungkin pengguna untuk mengatur jadwal acara secara efisien. Data tentang jadwal bisa disinkronisasi bersama dengan modul Kalender atau Scheduling didalam proses ERP. Informasi seperti waktu, tempat, dan durasi acara bisa dikelola bersama dengan mudah dan diakses oleh seluruh pihak yang terlibat.
Penjualan tiket
Jika acara memerlukan penjualan tiket, proses Event Management didalam ERP bisa memfasilitasi proses tersebut. Data penjualan tiket dan informasi pembayaran bisa diintegrasikan bersama dengan modul Keuangan dan Penjualan didalam proses ERP. Dengan demikian, pengelola acara bisa melacak pendapatan, mengelola stok tiket, serta menghasilkan laporan penjualan secara real-time.
Manajemen wilayah dan fasilitas
Sistem Event Management didalam ERP bisa menopang didalam pengelolaan wilayah acara dan fasilitas terkait. Informasi tentang lokasi, ruang, peralatan, atau kebutuhan teknis bisa diintegrasikan bersama dengan modul Manajemen Aset didalam proses ERP. Hal ini amat mungkin pengguna untuk mengatur pemesanan fasilitas, memantau ketersediaan, serta melacak dan mengelola inventaris yang perihal bersama dengan acara.
Komunikasi bersama dengan peserta
Sistem Event Management terhadap ERP bisa sedia kan fasilitas komunikasi bersama dengan peserta acara. Pengguna bisa mengirimkan pemberitahuan, pengingat, atau informasi perihal acara melalui email, pesan teks, atau platform komunikasi lainnya. Data peserta dan informasi acara bisa diintegrasikan bersama dengan modul Komunikasi didalam proses ERP, agar memudahkan pengelola acara untuk berinteraksi bersama dengan peserta.
Pelaporan dan analisis
Sistem Event Management didalam ERP bisa menghasilkan laporan dan analisis perihal acara. Data tentang pendaftaran peserta, penjualan tiket, pengeluaran, atau kesuksesan acara bisa diintegrasikan bersama dengan modul Pelaporan dan Analitik didalam proses ERP. Dengan demikian, pengguna bisa memantau kinerja acara, mengevaluasi keberhasilan, dan mengidentifikasi area perbaikan di era depan.